Телефон ще раз пімкне, і я вибухну: розбираємось, де адекватна межа в робочій комунікації вечорами

Телефон ще раз пімкне, і я вибухну: розбираємось, де адекватна межа в робочій комунікації вечорами

У п’ятницю о дев’ятій вечора сімейна лікарка Марія Мороз сиділа за романтичною вечерею з чоловіком. Аж тут – телефон. 

Пацієнт амбулаторії вирішив саме тоді скинути їй результати свого аналізу з проханням прокоментувати. 

Фрілансерці та блогерці телеграм-каналу «Непозбувний книгочитун» Тетяні Гонченко часто почали писати вночі та на вихідних: прорекламуйте, запостіть: «Почала відчувати, що це сильно б’є по моєму life-war балансу».

Натомість кінокритик Ігор Кромф має іншу дилему – він «нічна» людина і любить працювати саме вечорами. І по роботі списуватись йому зручніше тоді, коли більшості вже ні. То як бути? 

Ковід і повномасштабна війна практично стерли для багатьох кордони особистого й робочого часу, та й меж робочого дня. 

За словами експертки з етикету Анни Чаплигіної, їй почали частіше надходити запити про допомогу в цифровій комунікації від українських бізнесів з літа 23-го року. Чому?

Теорія Анни: з початку вторгнення всі включилися в авральний режим і вирішували питання нон-стоп, бо це було виживання.

Тоді ефективність команди залежала напряму від того, як швидко вона може вирішувати задачі, що сипалися звідусюди. 

«Але ви не зможете довго лишатися ефективними в такому авральному стресовому режимі»

«Вечір» зібрав досвіди понад 60 українців щодо їхніх способів вечірньої робочої комунікації, а також поспілкувався з експертками, як і що коректно робити. Відповідали:

• експертка з етикету та моделювання поведінки Анна Чаплигіна,
• кар’єрна консультантка Уляна Ходорівська.

Коли доречно писати по роботі ввечері, після 18:00

Обидві експертки тут суголосні: коли про це є домовленість. Коли ви працюєте з кимось регулярно, то проговорюєте, коли та як можна турбувати.

Наприклад, керівники Ольги Палій – сови. І вона теж. Тому їм комфортно листуватися часом і пізніми вечорами.

Якщо ж співпраця тільки стартує, слід діяти за універсальними правилами, пояснює Анна Чаплигіна. 

Якщо у команді з’являється нова людина, спільно визначіться, як списуватиметеся. 

Можна спитати, чи їй ОК, якщо листи приходитимуть ввечері – за умови, що ви не чекаєте негайної відповіді.

Також слід проговорити умови, чому так, пояснює Уляна Ходорівська: «Наприклад, ви не продуктивні після 20:00. І це питання не вашої примхи, а виробничої доцільності».

Що є причиною конфліктів через вечірньо-нічні листи

Уявіть: у компанії не проговорили правила, як і коли можна писати поза основним робочим часом.

Людина займається ввечері своїми справами, і тут їй хоп – надсилають робочі матеріали. 

Вочевидь, вона не знає, як реагувати, каже Чаплигіна.

Треба відразу відповісти чи можна завтра?

«Як наслідок, у людини підвищується рівень тривожності, стресу. Ще конфлікту прямого немає, але вона менш ефективна о 10-й ранку завтрішнього дня», – додає Анна.

Які існують домовленості про вечірню комунікацію: приклади

У компанії Марини Стародубської проговорено: пишуть, коли зручно, а в листі прописують дедлайн і деталі, листи опрацьовують у робочий час обов‘язково, а поза ним – кому хочеться почитати одразу як надійшло, ок, його право.

У команді Насті Дзюбак є робочий чат для ідей, куди їх можна скидати хоч в 3 ночі. Тому вона у позаробочий час пропонує колегам вимикати звук чату і не дивитись туди.

В організаціі Ольги Мирович діє правило: кожен пише, коли йому зручно, адресат читає і відповідає тоді, коли зручно йому:

В команді Олени Шульги листи і повідомлення можуть слати до 19:30. Після цього часу листи надсилають відкладеними, плануючи їх на ранок. Якщо щось термінове, попереджають один одного і від правил відходять.

Христина Коціра після 21:00 залишає телефон в іншій кімнаті. Люди пишуть їй і серед ночі, але вона бачить це лише вранці.

Ситуація складніша в компаніях, де правила не проговорені, і у фрілансерів, які комунікують з різними замовниками. І тут уже кожен визначає комфорт сам для себе. І не факт, що там, де норма для одного, може бути норма для іншого.

За нерепрезентативним опитуванням «Вечора», є різні моделі поведінки. Хтось вирішує не писати іншим після 18. Хтось – після 19:00, 20:00 і 21:00. Є також і ті, які можуть написати будь-коли, очікуючи, шо їм дадуть відповідь у зручний для отримувача час.

Клієнтка психологині Наталії Романь розповіла, що завела окремий акаунт в телеграмі для робочих чатів. Робочий час закінчується – вона з нього виходить. Відповідно, коли б їй не надійшов лист пізніше, вона побачить його у свій робочий час.

От що радять експертки, аби бути етичними і фаховими в комунікації, і при цьому за потреби захистити свої особисті кордони.

E-mail і відкладені листи – наше все

Адже e-mail людина може подивитися тоді, коли їй зручно. 

Це свого часу допомогло книжковій оглядачці Ганні Улюрі: «Я не можу вимикати звук у месенджерах через особисті причини, тому якщо людина регулярно пише ще до сьомої ранку, чи пізно вночі, прошу перенести спілкування суто мейлами. Там можу вимкнути сповіщення і обидві сторони опрацьовують листи тоді, коли зручно».

Уляна Ходорівська також пригадує вдалу приписку, яку колись їй надіслали в робочій комунікації:

«Якщо у вас є час на цей лист тільки ввечері після 20:00 чи 22:00, то, з моєї точки зору, на e-mail писати можна. Адже бувають мами, наприклад, які можуть працювати тільки пізно вночі. Бувають люди-сови, яким приходить натхнення пізно вночі. От я така», – каже кар’єрна експертка. 

На електронну пошту Анна Чаплигіна радить відправляти всі питання, які не горять, зокрема, важкі документи, договори тощо.

Тобто якщо вам написали в понеділок вдень, то хоча б до 12:00 середи має прийти відповідь.

Месенджери доречні для оперативних питань, наприклад, домовитись про зустріч.

А по телефону турбувати, лише коли попередньо списалися і домовилися про зідзвін. Інакше це порушення кордонів.

«Вам раз дадуть відповідь. На 2-й раз дадуть, а на 3-й, якщо у вас ніхто не помирає, дзвінок приймати не будуть. Скажуть: «Вибачте, не можу відповісти. Напишіть». Бо так виховують людей, які порушують особисті кордони.

Буває, людина телефонує з: «Перепрошую, що без домовленості, горить». Тоді я як адекватна людина сприйму це.

Та якщо людина дзвонить і не пояснює – в «чорний список». Чому одне таке порушення може відправити вас в комунікативний «чорний лист»?

Якщо ви напружуєте людину в чомусь одному, вона намагатиметься бути подалі в усьому іншому», – додає Анна Чаплигіна.

Чарівна опція mute

Це коли ви вимикаєте звук і сповіщення на телефоні, коли завершується ваш робочий час і ви вирішуєте так видихати. 

Також це коли ви або вам надсилають повідомлення у режимі «mute», тобто повідомлення вам прийде, але без пікання. І ви його побачите, коли безпосередньо відкриєте додаток.

Кандидатка біологічних наук та популяризаторка науки Олена Лівінська каже, шо всі її месенджери – у режимі mute, крім близьких: «Вважаю, що якщо щось термінове, мені зателефонують, якщо ні – побачу в месенджері, коли його відкрию». 

Комунікаційниця гурту «Океан Ельзи» Вікторія Хоменко також вимикає звук на пізній вечір і ніч. Чи відповідати на вхідні листи о 22, 23 чи о 2-й ночі, дивиться за настроєм і пріоритетом.

А якщо в компанії хаос і правил нема або їх не дотримуються?

Через хаос і нон-стоп роботу багато людей у компаніях вигоріли і прийшли до того. що слід наново встановити правила, які допоможуть зняти напругу і роздратування в діловій комунікації, розповідає Чаплигіна.

Сіли, домовились про  правила, виписали їх у протокол-пам’ятку на одну сторінку. Вона полегшує потім і прийняття нових людей, які зайшли в команду: «Ага, тут так». Бо в різних компаніях може бути по-різному.

Якщо керівник сам працює вечорами і очікує цього від команди, то…

1. Ви можете проговорити з ним свої кордони, якщо відчуваєте в цьому потребу

Наприклад, розумієте: якщо відповісте ще на один лист після 22:00, то роботу просто зненавидите.

«Тоді доцільно говорити з керівником: навіть якщо він пише ввечері, хай не чекає миттєвої відповіді. Ви відповісте в робочий час», – каже Уляна Ходорівська.

«У таких переговорах рекомендую перевірочне запитання собі: «Чи знаю я, за що мені платять гроші?», – додає карʼєрна консультантка.

Сісти і подумати, написати список, за що саме мені платять. І тоді аргументувати роботодавцю: 

Врахуйте, що є різниця між «мені написали після 20:00» і «я відповідаю після 20:00»

Часом керівник пише ввечері не тому, що чекає відповіді негайно, а тому, що до завтра просто забуде, каже Ходорівська: «А ви, коли бачите повідомлення від керівника, то у вас тахікардія і ви не можете не читати. У такому випадку вимикайте сповіщення. 

Або диверсифікуйте канали. Тобто якщо керівник надсилає щось, щоб ви завтра подивилися, то цей канал може стояти на mute. А інший канал, де з вами можна звʼязатися терміново, буде не на mute», – додає кар’єрна консультантка.

3. Якщо у вас уже була домовленість щодо робочого графіку, то можна посилатися на неї

Наприклад, шо робочий день закінчується о 19:00.

4. Уникайте надмірних емоцій

Уляна Ходорівська радить вдаватися до спокійних раціональних аргументів, привʼязаних до якості роботи і ризиків бізнесу: «Якщо я не буду достатньо відпочивати, то зроблю помилку в договорі; буду пропускати зустрічі; моя працездатність так влаштована. У мене є хороші результати і вони будуть доти, поки я маю свою приватну територію, на якій я не зайнята роботою».

Марія Ксьондзик з волонтерського проєкту «Несемось», який виріс зі зборів для авто для війська до СТО для військових, спочатку просила колег писати їй тільки на пошту, в робочий чат і до шостої. Всі проігнорували. Тоді поставила ультиматум: пишете в ТГ – я видаляю повідомлення, не читаючи. 

Незнайомцям в месенджерах теж писала: напишіть, будь ласка, це на пошту і так переводила спілкування, куди мені треба. 

За два місяці всі звикли.

«Але у мене була позиція, в якій я могла собі дозволити ультиматум».

А якщо в компанії горить і треба відповісти ввечері? де межа?

Тоді проговорюєте з керівником: «Давай домовимося, що я ввечері відповідаю або ти до мене звертаєшся, тільки якщо це щось суперважливе».

Якщо роботодавець потребує того, аби команда попрацювала довше, понаднормово, це ок, так часом буває. Головне, аби це не було регулярною практикою, пояснює Ходорівська.

З колективом тоді говоримо як з дорослими: «Є така потреба. Від цього залежать наші гроші. Слід закрити цей проєкт в такі терміни. Так, це важко. Обʼєм роботи такий. Після цього ми не будемо робити це регулярною практикою».

Коли «завал» закінчиться, він має провести роботу з помилками. Розібратися, що було не так з плануванням. Які додаткові умови треба поставити замовнику.

Якщо може – пообіцяти людям додатковий вихідний. Якщо в компанії прийняті доплати, то доплати. 

А якщо робота нон-стоп є принциповою для компанії?

Якщо ви потрапили в таку компанію, то врахуйте, що, швидше за все, ви цю компанію не зміните, каже Уляна Ходорівська. І радить звертати увагу на 4 індикатора. Якщо ви:

1. роздратовуєтесь
2. втомлюєтеся
3. починаєте сумніватися в своїх здібностях
4. і з’являється супротив до того, щоб йти на роботу

вам це місце не підходить і вам треба шукати інше.

Якщо хочу балансу між роботою та відпочинком, але боюся нашкодити кар’єрі своєю позицією…

Уляна Ходорівська тут чітка й принципова. Каже, що вам на роботі платять не тому, що прогинаєтеся під чиїсь вимоги.

А тому, що бачать, як ваша робота приносить гроші компанії: «Якщо я почну відстоювати свої кордони і мене виженуть – це ілюзія наляканих людей, котрі не впевнені у своїй цінності.

Розбирайтесь спочатку, в чому ваша реальна цінність. Не буває так, щоб людям платили гроші, а цінності не було».

«Але ж зараз війна, не може бути балансу, всі мають працювати 24/7»

Існує думка, що зараз не може існувати ніякого балансу між роботою та відпочинком, бо війна, і всі мають прийняти, що треба впахувати 24/7, такі реалії. Відпочивати будем після перемоги.

На це Ходорівська усміхається:

«Завжди були, є і будуть «важкі часи», криза…  Навіть у якийсь період розвитку була теза: «Зараз час можливостей, треба фігачить!». Ми дійсно в непростій ситуації, ефективність дуже важлива. Але це не значить, що треба працювати безперервно.

Нейробіологи довели: якщо ви не робите перерви у вашій роботі, то приймаєте гірші рішення. Стаємо гіпервпевнені там, де варто сумніватися. Гірше генеруємо ідеї. Робимо більше помилок. Ми у війну не можемо собі дозволити таку розкіш як виснаження, тому що здохнем… І якщо роботодавець вживає таку аргументацію, то я би пропонувала спершу дослухати. Будь-які розмови з роботодавцем завжди мають три кроки за принципом сократичного діалогу, котре знімає половину заперечень:

1. Дослухати до кінця, іноді уважно щось записуючи.

2. Погодитись з тим, з чим ви можете погодитись.

3. Сказати: «якщо я на кожну подію буду реагувати як на надзвичайну, я швидко виснажусь, вигорю, захворію і буду сидіти на лікарняному або ж вам доведеться витрачати три мої зарплати на підбір нової людини. Тому давай ми розділимо питання з якими ти звертаєшся на термінові і не термінові».

Вигорання – штука, яка лікується доволі довго».

Віта Корнієнко

журналістка «Вечора»