Вільний вечір: як вирішити всі справи вдень, щоб відпочивати опісля

Анна Вінтур понад 35 років працює головною редакторкою американського Vogue.

Щоб правильно керувати часом, вона радить створювати списки справ, уникати багатозадачності та встановлювати часові обмеження.

Водночас колишній гендиректор The Walt Disney Роберт Айгер рекомендує визначати пріоритети, записувати цілі та фокусуватися на своїх завданнях.

Поради успішних людей вказують на продуктивний день – усе для того, щоб вечір був вільним від роботи.

Та щоб поставити прапорець на всіх завданнях й відпочивати після 18:00, потрібно навчитися тайм-менеджменту.

Про те, як керувати часом, розповідає коуч та співзасновниця освітнього проєкту CharAcademy Марина Маник.

Чому ваш вечір має бути вільним?

Марина Маник

коуч та співзасновниця освітнього проєкту CharAcademy

Що зробити ввечері для наступного продуктивного дня

Щоб ефективно провести день, важливо правильно його розпланувати.

Найкраще це зробити ввечері – перевірити робочі зустрічі, розписати обов’язкові завдання та прокрутити в голові, який приблизний вигляд усе матиме завтра.

Так мозок зрозуміє, чого ми від нього очікуємо. Напередодні виділіть 20 хв на списки завдань, щоб бути організованим вранці перед роботою. 

Основні правила ефективного дня:

• Записуйте справи.

Люди люблять ігнорувати це правило – мовляв, не записуватимуть плани, бо точно про все пам’ятатимуть.

Проте обов’язково щось забувають, хоч і намагаються тримати завдання в голові.

Зрештою, накопичена інформація ніби потрапляє в діряве відро – що більше її додаєш, то успішніше вона зникає.

Якщо 5 запланованих зустрічей тривають 5 год, додаткові завдання розписані ще на стільки ж часу, а робочий день складається з 8 год, то свою роботу ми переоцінюємо. 

• Робіть справи максимально чіткими.

Список справ варто формувати з конкретних завдань..

“Відправити звіт” – і мозок активно думає, про який документ йшлося та як його потрібно робити.

Проте “зробити фінансовий звіт за березень та відправити його бухгалтеру” формує чітке завдання.

• Розставте пріоритети.

Найпростіше – виконувати завдання за матрицею Ейзенхауера.

Наступними в списку мають бути важливі й не термінові завдання, далі – не важливі й термінові, а наприкінці – не важливі й не термінові. 

• Почніть з найважливішого.

“З’їж цю жабу!” – кажуть англійською про це правило.

Якщо маєте декілька важливих завдань, почніть з найбільшого і найскладнішого.

Поки його не зробите, не переходьте до наступного.

• Групуйте завдання.

Розподіліть справи так, щоб виконувати їх за раз.

Наприклад, якщо виїжджаєте в центр міста, об’єднайте декілька справ, які можете зробити саме там – наприклад, завезіть речі в хімчистку, заберіть посилку та перевірте, чи є в наявності довгоочікувана книга. 

Якщо працюєте онлайн, постарайтеся не перемикатися між різними програмами чи кардинально різними завданнями – спочатку виконайте щось одне, потім переходьте до іншого.

• Визначте, для чого вам ввечері вільний час.

Важливо розуміти, для чого бути продуктивним упродовж дня.

Чому ваш вечір має бути вільним? Щоб намалювати картину, відвідати заняття з танців чи нарешті зустрітися з друзями? Якщо вас щось надихає, то врешті й з’явиться мотивація для всіх завдань.

Які правила працюють для Марини Маник

Окрім основних:

• Синхронізуйте виконання завдань з часом найбільшої продуктивності. 

“Я вивчила свій графік – коли маю пікові години навантаження, а коли енергія падає. Тому важливі задачі планую в продуктивну половину дня. Потім виконую те, що не вимагає високого рівня концентрації”.

• Робіть перерви на відпочинок.

Це ефективно. Так організм відпочиває, щоб бути сконцентрованим для наступного завдання.

Можете випробувати метод Pomodoro: оберіть завдання, яке потрібно виконати – працюйте протягом 25 хв – зробіть перерву від 3 до 5 хв – продовжуйте працювати протягом 25 хв – робіть довшу перерву кожні 4 кола роботи (15-30 хв).

• Використовуйте багатозадачність, коли це доречно.

Часом багатозадачність розцінюють як слухання важливої лекції паралельно з гортанням Instagram-стрічки. Це неефективно.

Та часом можна поєднувати декілька завдань. Наприклад, бігати та слухати подкаст. Або дивитися телевізор та виконувати вправи на орбітреці.

• Зрозумійте, які дрібні справи можуть забирати час.

“Я намагаюся автоматизувати робочу рутину. Наприклад, використовую робот-пилосос. І завжди знаю, де ключі від дому, тож не витрачаю час на пошуки. Інколи невеличкі справи забирають час та енергію, тому краще зрозуміти, як це можна виправити”.

Як планувати справи звечора: 6 застосунків

Поділіть планування на дві частини. До першої входить електронний календар, до другої – списки. 

Календар

Оптимальний варіант – Google Календар.

У ньому плануєте зустрічі, вказуєте час, структуруєте події за кольором, додаєте гостей, місце та інші деталі.

Можете переглядати завдання на щодень, тиждень чи місяць, ставити нагадування.

Календар має різні рівні прав доступу. Тож персональні зустрічі записуєте окремо, робочими можете ділитися з командою. 

“Коли бачимо всі події, оцінюємо, чи встигаємо все, чи маємо вільний час”, – каже Маник.

Для більш ефективного планування експертка радить ділитися й особистими зустрічами.

Бачитеся з подругами? Нехай кожна матиме нагадування в онлайн-календарі.

Наступного тижня відвідуєте захід зі своєю парою? Певно, обом варто записати подію, щоб не забути про неї. 

Списки

Ведіть три види списків:

Список геніальних ідей

Сюди записуємо все, що раптово спадає на думку – книжка, яку хочемо придбати, чи фільм, який варто переглянути.

Не тримайте такі речі в голові, а записуйте їх.

Список незавершених справ

Тут завдання, які не мають конкретного дедлайну, проте їх варто виконати.

Потрібно додивитися курс чи понести речі до хімчистки? Записуємо, щоб не накопичувати в голові.   

Список завдань на сьогодні 

Покроково записуємо все, що маємо зробити за сьогодні – із самого ранку до вечора. 

Якщо хочете вдосконалити ведення списків і не обмежуватися нотатками, існують корисні застосунки для планування.

Вони мають схожі функції, проте різний інтерфейс. Важливо знайти «свій».

“Потрібно попрацювати з обраним застосунком і адаптувати його під себе”, – каже Маник. 

Експертка радить створювати списки тут:

Todoist

Створіть проєкт у застосунку – додайте завдання, поділіть їх на підзавдання та визначте дедлайни.

Занадто довгі списки можете структурувати за окремими секціями. Todoist дозволяє визначати завдання за важливістю. 

TickTick

Організуйте справи за списками, секціями та папками. У застосунку є 4 вбудовані Smart Lists, які фільтрують завдання з різних списків на сьогодні, завтра та наступні 7 днів.

Так ви бачите пріоритетні справи й ті, які на вас тільки чекають. Застосунок має власний календар, проте може синхронізуватися і з іншими онлайн-календарями. 

Any.do

Інтерфейс поділений на три частини – перший блок структурує всі складові планування, другий містить списки, а третій – календар, який можна синхронізувати з профілем в Google.

Сервіс відразу пропонує три варіанти списків: персональні, робочі та для покупок. Можете редагувати завдання на свій лад та ділитися ними з іншими людьми.

Evernote

Застосунок також допомагає упорядкувати завдання. Окрім звичних функцій інших сервісів, дозволяє делегувати роботу іншим та слідкувати за прогресом.

Ви можете просканувати важливі документи й зберегти вебсторінки та матеріали за допомогою Web Clipper. 

Notion

У застосунку ви створюєте персоналізовані макети.

Окрім списків справ, можете додавати трекери звичок, формувати базу даних, слідкувати за власним прогресом та зберігати важливі покликання.

Не знаєте, як організувати поїздку чи правильно керувати проєктом? У Notion є готові шаблони, якими можна скористатися.